一、科技查新委托制度

第一条　为确保科技查新工作的顺利开展，为委托人提供高质量的《科技查新报告》，规范提出查新需求、沟通信息、提供资料、签订合同等行为，特制定本科技查新委托制度。

第二条　委托人可通过电话、E-mail、指定网址向本查新机构提出查新申请，由查新值班长指导委托人获得和填写《科技查新合同》，委托人应当按照《科技查新用户须知》要求填写合同，并将《科技查新合同》提交至图书馆信息咨询部或E-mail至指定邮箱。

第三条　查新人员应与委托人就查新合同中的科技要点、检索词、查新点等充分沟通，委托人应提供有关参考文献、立项申请书、可行性研究报告或结题报告书等给查新人员，积极配合满足查新工作需要，但不得干预查新人员客观、独立地给出查新结论。

第四条　委托人不得在完成委托后随意更改查新课题主要技术要点或查新点，若确需更改的，应征得查新人员的同意，重新签署《科技查新合同》，并酌情承担费用。查新人员应根据合同更改情况，重新确定出具查新报告的日期。

第五条　本科技查新委托制度由本科技查新机构负责修订和解释。

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二、科技查新用户须知

科技查新工作严格按国家《科技查新规范》进行，为确保科技项目查新过程的客观性和真实性，及时有效地完成科技项目的查新报告，查新委托人应积极配合以下工作：

1. 查新委托人应是查新课题的负责人或项目的主要成员，或者是熟悉项目技术内容、能解释项目技术要点者。

2. 查新委托人可直接到图书馆信息咨询部填写“科技查新合同”或者从科技查新网站www.simic.net.cn/service/kjcx.jsp下载，按照以下要求填写“科技查新合同”：

2.1 查新课题名称栏　要求与申报课题或鉴定课题的名称一致，国内外查新时还需填写课题英文名称。

2.2 委托单位栏　格式为单位名称加课题负责人姓名，联系方式应包括课题负责人和联系人的电话号码、手机号码、Email地址等。

2.3 查新目的与查新范围栏　查新目的写明申报何单位、部门的科技查新课题：（1）科技立项（申报各级、各类科技计划）；（2）成果鉴定(验收)；（3）申报科技成果奖励；（4）其它。查新范围指国内查新或国内外查新。

2.4 查新点与查新要求栏

查新点填写要求：查新点是技术要点中要求查证新颖性的部分，即体现该项目新颖性的全部技术创新点。查新点一般从技术要点中提取，或者是技术要点中技术关键的全部，但不要把查新课题中的一般性技术特征列为查新点，应避免以技术要点中未涉及的内容作为查新点(一般要求每个查新课题不超过3个查新点)。

查新要求：是指查新委托人对查新提出的具体愿望。一般分为以下四种情况：（1）希望查新机构通过查新，证明在所查范围内有无相同或类似研究；（2）希望查新机构对查新课题分别或综合进行国内外对比分析；（3）希望查新机构对查新课题的新颖性作出判断；（4）查新委托人提出的其他愿望。

本栏目中还需委托人填写课题的关键词（国内外查新时，需填写中英文关键词）。

2.5 查新课题的科学技术要点栏　查新课题的“科学技术要点”应充分反映出查新课题的概貌，简述项目的背景技术、要解决的技术问题、解决技术问题所采用的方案、主要技术特征、技术参数或指标、应用范围等相关技术内容（切忌与主要技术内容无关的空泛叙述以及修饰性、广告性宣传用语）。对各种目的的查新，从写法上要有所侧重：

（1）立项查新应概述项目的国内外背景，拟研究的主要科学技术内容，要研究解决哪些问题，达到的具体目标（指标）和水平；

（2）项目鉴定类查新应简略说明项目的研究背景，介绍项目的主要科学技术特征，已完成项目与现有同类研究、技术、工艺相比所具有的新颖性所在，主要创新点，体现项目科学技术水平的数据和量化指标。科学研究类项目应简要地说明项目所在领域的背景，发展趋势，阐明研究的意义，学术水平、主要创新和优点；

（3）专利申报项目应阐明项目的主要技术特征或权项范围，与现有(专利)技术的比较，突出项目的创新内容；

（4）开发类项目(产品、技术)应简述其用途、功能，介绍能反映其技术水平的主要工艺(技术组合)、成分、性能指标等数据，与国内外同类产品的参数对比，项目已达到的规模（小试、中试、工业化生产）及效益；

（5）申报科技成果奖励项目应说明项目的国内外背景，基本原理和技术指标，与同类研究相比项目达到的水平，产生的经济效益和社会效益，推广应用前景。

2.6 参考文献栏　与查新课题密切相关的国内外同类科学技术和相关科学技术的背景材料（应当尽可能注明文献的著者、题目、刊名、年、卷、期、页）等，以供查新机构在处理查新过程中参考。

2.7 查新委托人提供的资料目录栏　委托人提供的立项申请书、立项研究报告、项目申报表、可行性研究报告、项目研制报告、技术报告、总结报告、实验报告、测试报告、产品样本、用户报告及有关报奖材料等，以供查新机构在处理查新事务中参考。

2.8 合同履行的期限、地点和方式栏　依据委托人需要查新报告的日期填写，方式指本合同的履行方式：交付科技查新报告。

2.9 保密责任栏　应当包括查新机构对技术内容和资料保守秘密的内容、期限和泄露科学技术秘密应当承担的责任。

2.10 查新报告的使用范围栏　与查新目的栏内容一致，指提供该课题查新报告的目的。

2.11 查新费用及其支付方式栏　按照双方约定的金额和方式填写。

2.12 名称和术语的解释栏　填写出与课题技术查新点相关的关键词和术语，并作解释。

查新合同中，凡是双方约定无需填写的条款，在该条款填写的空白处划（/）表示。

3. 在查新过程中，委托人应配合查新人员根据查新课题的查新点，共同讨论确定检索概念及检索词。查新人员就查新课题提出不明事宜时，应请查新委托人当面给予积极解答和及时沟通，并协助查新人员对查新课题的相关文献进行遴选、对比，以确保查新结论的客观、准确。

4. 查新委托人不得干涉查新活动，不得向查新人员施加任何倾向性影响。

5. 委托人对查新结论持有不同意见，可在收到“科技查新报告”一周内将有关意见及旁证材料提交查新机构复核。

6. 查新机构将按照约定时间提供查新报告。若查新委托人同时委托多个查新内容（包括同一查新课题含多个查新点），完成时间可能超过规定时间，具体完成时间需由查新人员视工作量与查新委托人双方约定后确定；若查新委托人拟提前需要查新报告，则需同查新人员协商，并按加急处理（国内查新最少保证4个工作日，国内外查新最少保证5个工作日，特殊情况酌情处理）。

7. 一般提供二份查新报告正本给委托人，委托人若要求需要多份时，应事先说明，费用另计。

8. 查新课题若已接受委托，且已完成检索工作时，若委托人提出取消查新，则需支付一半查新费作为检索费用；若此时查新报告已完成，委托人则需支付全部费用。

若委托人对查新报告数量及完成时间有特殊要求时，均需提前告知查新员，以确保委托人要求得以充分满足。

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三、科技查新工作流程

第一条　为保证科技查新工作的优质、高效、可靠、安全，特制定本科技查新工作流程。

第二条　、科技查新工作流程如下图所示。

第三条　科技查新工作流程图的流程说明如下：（图略）

（1）委托人通过上门、电话或e-mail方式提出查新申请；

（2）查新值班长收到委托人查新委托申请后，告知委托人下载《科技查新合同》或上门领取《科技查新合同》，填写并提交；

（3）值班长依据查新员专业背景知识，指定合适的查新员接受查新委托人的《科技查新合同》，查新员审核并确认查新合同符合要求，并请委托人提供与课题有关的参考资料或技术资料，与委托人签订《科技查新合同》；

（4）查新员认真、仔细地分析查新项目的资料，查新委托人提出的查新点与查新要求；了解查新项目的科学技术特点；确定中（英）文关键词，拟定检索式，选择数据库。与查新审核员沟通交流，调整完善检索策略；

（5）依据制定的检索式和选择的数据库及其他资源，进行文献检索；检索时，以机检为主、手检为辅。利用检索工具书和数据库外，必要时还需补充查找与查新项目内容相关的现刊，以防漏检。此外，还应当注意利用相关工具书如手册、年鉴等；

（6）分析检索命中文献，选取与查新课题相关文献，与查新课题查新点进行对比分析，草拟《科技查新报告》；

（7）必要时，与查新委托人沟通课题查新报告情况，依据课题实际情况和委托人的合理建议，修改、完善查新报告（必要时，征询查新咨询专家意见）；

（8）审核员对《科技查新报告》进行审核，若审核不通过，指导查新员进行修改查新报告。必要时，重新进行检索、分析。

（9）查新报告由查新机构统一编号，查新员和审核员在查新报告上签字，加盖科技查新专用章，出具科技查新报告；

（10）按查新合同规定的时间、方式和份数向查新委托人提交查新报告及其附件；

（11）值班长按照档案管理有关要求，及时将查新课题的资料、查新合同、查新报告及其附件、查新咨询专家的意见（若有）、用户反馈意见等一并存档。

第四条　本科技查新工作流程由本科技查新机构负责修订和解释。

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四、科技查新人员岗位职责

第一条　学校分管校长负责对科技查新工作的行政领导；图书馆馆长为查新工作站站长，负责科技查新工作的运行管理和建设发展；信息咨询部负责人任查新小组组长，负责维护日常科技查新工作的正常技术状态；指定查新员任查新值班长，具体负责日常查新工作的具体操作。

第二条　图书馆为查新站提供必要的资源和条件，支持查新人员的业务培训，提供计算机网络环境，购置与查新业务密切相关的文献资源。同时负责从事查新工作人员的能力确认，工作考核。

第三条　查新值班长负责接受委托人问题咨询、查新委托、查新合同管理、查新报告交付以及查新业务流程等具体管理事宜。

第四条　审核员负责对查新员的查新程序和出具的查新报告是否规范，选择的检索范围、检索工具、数据库、检索策略是否正确，相关文献的是否查全、相关文献分析以及查新结论是否客观和准确进行审核，并向查新员提出审核意见。

第五条　查新咨询专家应查新员请求，负责对查新机构提供能清晰、准确地反映查新项目及其相关情况的咨询意见。查新咨询意见应当包含足够的信息，使得查新机构能够正确理解。

第六条　查新员代表查新机构处理查新受托、与查新委托人沟通、查新检索、撰写查新报告等事宜。必要时与审核员协商后代表查新机构与查新咨询专家沟通。

第七条　查新员、审核员以及查新咨询专家等均有义务对申请查新单位和个人保守查新课题技术秘密。

第八条　本科技查新人员岗位职责由本科技机构负责修订和解释。

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五、科技查新人员培训制度

第一条　为满足科技查新工作需要，确保科技查新质量，提高和巩固科技查新人员的查新业务水平，特指定本制度。

第二条　科技查新人员的业务能力要求

1. 查新员资格要求： 1) 熟悉《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》等有关规章制度；2)接受国家有关科技查新的资格培训，并取得查新员证书；3）具有较高的外语和计算机水平；4）具有良好的职业道德；5）具有硕士以上学历、中级以上专业技术职称。

2. 查新审核员资格要求： 1) 熟悉《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》等有关规章制度；2)接受过国家有关查新的正规培训，具备从事查新的资格；3)具有三年以上与查新相关的工作经历；4）具有较高的外语和计算机水平；5）具有良好的职业道德；6）本科（含）以上学历，具有高级专业技术职称。

3. 查新咨询专家资格要求：1) 对查新项目所属专业有丰富的理论知识和实践经验、具有权威性；2)熟悉查新判断与分析的原则与要点；3）具有副高级以上职称；4)对查新报告的技术内容严格保密，尊重同行的知识产权。

第三条　查新有关人员培训制度

1. 图书馆负责满足查新工作所需查新员及审核员能力的确认，依据需要和条件制定查新员和审核员年度培训计划，并负责对经培训的人员进行有效性评价。

2. 新进人员培训：对拟从事科技查新的新进人员，依据国家有关机构组织的科技查新培训班情况，适时安排新进人员参加培训，并获得查新员资格；查新值班长、审核员负责对新任查新员进行查新业务指导。

3. 查新员进修、培训：对现有从事科技查新工作的查新员，每年组织规章制度和业务学习，分析讨论当前科技查新工作的质量和效率问题；积极安排查新员参加有关机构或组织召开的查新工作研讨会，学习其他查新单位的先进经验，交流查新体会，取长补短；鼓励查新人员从事有关科技查新方面的科研或撰写科技查新方面的学术论文；经常关注有关科技查新最新动态及有关法律法规的修订，及时组织查新员学习，掌握最新科技查新动态。

4. 审核员培训：根据现有的查新员、审核员及年度查新课题数量情况，挑选符合条件的优秀查新员参加教育部科技查新审核员培训；积极安排现有审核员参加有关机构或组织召开的查新审核工作研讨会，学习其他查新审核员的先进经验，交流查新审核工作体会，以更新审核人员知识结构，构建合理的查新员队伍和审核员队伍比例结构，使查新报告质量得以保障。

5. 适时邀请查新咨询专家参加查新工作交流会，增进交流，以便咨询专家及时了解查新最新动态，并使有关查新员能了解对口查新专业有关动态，便于查新工作的进一步开展和完善。

第四条　本科技查新人员培训制度由本科技查新机构负责修订和解释。

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六、科技查新质量保证和监督制度

第一条　上海海事大学图书馆科技查新工作遵照执行科技部制定的《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》。使用科技部推荐的查新合同及查新报告格式。遵照执行科技部、国家奖励办、教育部科技发展中心有关科技查新工作的法规、政策、管理办法和规定。查新员学习并遵照执行以下与科技查新相关的法律法规：《科技技术成果鉴定办法》、《科学技术保密规定》、《国家科学技术奖励条例》、《中华人民共和国合同法》、《技术合同认定登记管理办法》、《关于促进科技成果转化的若干规定》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国科学技术进步法》、《中华人民共和国知识产权法》、《中华人民共和国专利法》。

第二条　上海海事大学图书馆科技查新工作采用明文规定、过程控制、目标考核的质量保证体系，以及建立用户反馈制度、图书馆馆长抽检或回访、年度质量检查、外聘专家抽检和指导等有关监督制度，共同确保科技查新工作开展符合规章制度要求，并使其质量得以保证和有效监督。

第三条　查新质量保证和监督具体措施

1. 图书馆制定并完善《科技查新有关人员岗位职责》和《科技查新有关人员培训制度》，从根本上确保查新员素质和履行工作能力满足科技查新工作要求，并注重查新相关人员的知识更新和进修；

2. 图书馆每年制定的文献资源建设方案，应当充分考虑科技查新所需文献资源因素，由查新人员代表参与审核，以确保查新资源满足需求；

3. 图书馆制定并完善《科技查新委托制度》和《科技查新用户须知》，明确委托人在查新过程中的义务，配合查新员共同完成课题的科技查新工作，使得查新员能及时与委托人进行充分的交流和沟通；同时告知委托人完成查新工作所需时间，确保查新员有足够的时间完成查新工作；

4. 制定合理的《科技查新工作流程》，并要求查新员严格执行工作流程中环节，避免遗漏任何一个环节，造成质量问题；

5. 查新员严格按照科技部推荐的查新报告格式和要求撰写《科技查新报告》，经审核员严格审核，确认后加盖教育部科技查新专用章；

6. 建立查新咨询专家名录，必要时查新员可针对有关课题问题征询专家意见；

7. 查新审核员在查新员制定检索策略、选择检索范围、初步完成查新报告时，均给予认真审核，对查新过程质量进行控制；

8. 学校支持图书馆每年招聘3-5名硕、博士，图书馆应根据需要及时安排新进员工参加查新员培训，扩大查新员队伍，进一步满足查新课题集中时对查新员的需求，进而保证查新报告质量；

9. 图书馆信息咨询部保持与校科技管理部门经常联系，以获取有关课题申报、评审等动态，鼓励有关科研人员及时前来委托查新，为校内课题查新工作争取充分时间；针对校外课题，要在与委托人协商后有足够的时间开展其课题查新时方可接受委托；

10.通过落实查新责任，提高查新员和审核员的责任感，避免或减少短期批量查新时因突击而导致的工作失误。落实查新责任的具体办法是查新员自接受课题到完成课题由专人负责，责任到人。对未能如期完成查新任务，或因检索策略不当等导致重大漏检、误检，由查新员负责；审核员对所审课题负责，如查新报告发出后，出现质量问题由审核人负责；

11.制定并遵守《科技查新质量反馈制度》，对用户反馈的意见、图书馆馆长的不定期抽检或回访、图书馆质量检查、外聘专家抽检和指导、同行专家的交流、教育部科技查新站年度检查等活动中发现的问题或不足，应及时告知有关查新人员并督促纠正，不断完善科技查新工作，持续提高查新报告质量，确保委托用户满意。

第四条　本科技查新质量保证制度和监督制度由本科技查新机构负责修订和解释。

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七、科技查新保密制度

第一条　为加强我校科技查新（以下简称查新）技术秘密的保护与管理工作，根据《中华人民共和国科学技术保密规定》的要求，特制定本保密制度。

第二条　查新人员应当认真学习相关保密规定和知识，贯彻、执行保密工作的方针、政策和法律、法规，落实各项保密措施，并定期检查，切实作好保密工作。

第三条　无论委托人有无保密要求，查新机构和查新人员均应对委托人的委托查新项目的科学技术秘密、所提供资料、查新结论实施保密。《科技查新合同》和《科技查新报告》除另有明文约定外，原则上保密五年。

第四条　需要保密的查新课题，特别是涉及知识产权和专利的查新项目，委托查新单位 /个人应在《科技查新合同》“保密责任”栏中写明保密要求，包括查新员对技术内容及资料保守秘密的内容、期限和泄露科学技术秘密应当承担的责任。双方可以约定，不论本合同是否变更、解除、终止，本条款均有效。

第五条　委托人明文要求保密的查新课题，查新机构和查新人员，应按照相关保密规定，妥善保存密级查新项目的原始记录、《科技查新合同》、《科技查新报告》等档案材料，直到解密日期。

第六条　《科技查新合同》和《科技查新报告》应保存于保密文件柜中，由指定人员保管，未经查新站站长书面签认，任何人不得查阅查新文档。因公务需要，以下人员和机构可以查阅查新文档：

（1）查新委托人或者由查新委托人明确指定的人（或机构）；

（2）法律、法规允许的第三方（如省、自治区、直辖市的科学技术行政部门，国务院有关部门、直属机构、直属事业单位的科技成果管理机构等）；

（3）具有管辖权的专业检查组织；

（4）对委托人及其查新成果具有知识产权鉴别和评判职能的部门和组织。

第七条　查新单位使用计算机存贮、传输、处理已确定密级的科学技术资料（信息），应按照保密有关法规、规定采取相应保密技术措施。

第八条　在实施查新保密过程中，如发现有关秘密可能泄露或已经泄露时，应当予以制止，并立即采取补救措施，避免或减轻损害后果。事后应按有关规定上报有关保密工作部门，及时查处泄密事件，对于违反者取消查新资格；触犯有关法律者，须承担法律责任。

第九条　本科技查新保密制度，由本科技查新机构负责修订和解释。

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八、科技查新档案管理制度

第一条　科技查新档案管理是科技管理工作的重要组成部分。为使科技查新工作进一步科学化、规范化、标准化，加强科技项目查新咨询档案的管理，根据《科技查新规范》中查新档案管理的相关规定，特制定本档案保管制度。

第二条　科技查新档案分类

科技查新档案分为查新文书档案和查新项目档案两大类。

查新文书档案包括：上级下发给查新机构的各种有关查新的办法、规定、规范、细则等，查新机构制定的各种有关查新的规章制度，查新机构的年检材料和查新工作总结，查新项目登记簿，查新咨询专家数据库和有关业绩材料，以及查新人员在工作中所获成果、发表的著作和论文等有关资料。

查新项目档案包括：查新合同、查新报告、查新项目的主要科学技术资料、查新咨询专家的书面咨询意见、查新人员的工作记录等。

第三条　科技查新档案管理要求

（1）科技查新档案属机密性档案，必须指定专人保管。

（2）每一个查新项目的相关材料由该项目的查新受理人负责收集、整理、归档。查新完成之后，所有关于该项目的材料应当及时移交档案保管人员，档案保管人员应当建立档案登记簿，按照要求逐一清点验收、登记，并需经双方签字。

（3）查新档案立卷保管，文书档案类按照年度归档；项目档案类按年度编号立卷，分别按一定标准装入档案袋专柜存放，并进入上海海事大学查新站电子文档存档。

（4）查新档案的保管须有固定的场所、专用保密文件柜和专用计算机，并由专人负责管理。

（5）近五年的查新咨询档案一律不外借。有关人员要查阅五年前的档案资料，须经查新工作负责人批准，办理查阅手续，查阅后，应及时归还。查阅人员必须在指定地点查阅，不准在档案材料上圈点或写字，不得拆卷阅览。

（6）查新人员按档案管理部门要求，及时将查新项目的资料、查新合同、查新报告及其附件、查新咨询专家意见、查新员和审核员的工作记录等存档；使用计算机进行档案管理，及时将查新报告登陆到国家查新工作数据库。

（7）档案管理人员和其他有关人员必须本着高度负责的精神，严格遵守本档案保管制度，如出现档案遗失、泄密、损毁将追究当事人的责任并严肃处理。

第四条　本科技查新档案管理制度由本科技查新机构负责修订和解释。

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九、科技查新质量反馈制度

第一条　为持续提高科技查新水平，促进学校、地区、海运与物流行业的科技进步，特制定本科技查新质量反馈制度。

第二条　查新值班长（以下简称“值班长”）具体负责查新质量反馈工作，接受上级领导的检查和指导。查新部门领导总体负责查新质量反馈工作，并每学期向查新站领导汇报学期查新质量反馈意见汇总与分析结果。

第三条　值班长在向查新用户交付《科技查新报告》时，应当向用户发放《查新质量反馈表》并告知填写方法，要求用户在一个月内返回填妥的《查新质量反馈表》。对逾期未返回《查新质量反馈表》的用户，由值班长催要，并作相应记录。对回收的《查新质量反馈表》，值班长应予阅读，对重要的反馈意见，应及时记录，告知相关查新员并报告领导，反馈表按《科技查新档案管理制度》归档管理。

第四条　每学期末，值班长应编制学期查新质量反馈意见汇总表，并作相应分析，全面准确反映本学期科技查新的技术状况，并交部门领导修改和定稿。

第五条　每年进行一次查新质量反馈调查，对全年所作查新报告按类排列，调查如下内容：

（1）立项课题是否获得项目，鉴定课题是否通过鉴定，是否获奖；

（2）用户及专家对查新报告提出了哪些意见；

（3）查新人员工作质量、工作态度及工作效能的反馈意见。

调查方法包括电话调查、E-Mail调查、通信调查、网络查询等。调查时间一般在次年初。对一些重点课题可随时追踪调查。

第六条　查新站领导每学期末听取查新部门领导的本学期查新质量反馈意见汇总与分析汇报，并作相应指示和采取相关措施。

第七条　本科技查新质量反馈制度由本科技查新机构负责修订和解释。

附件：《查新质量反馈表》

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十、科技查新收费制度

（略）

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十一、科技查新收入分配办法

（略）

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十二、科技查新工作奖惩办法

（略）

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